Funkcje 1ims

Elastyczność procesów sprzedaży

System 1ims w pełni zajmie się procesem sprzedaży. Zaczynając od ewidencji zamówienia od klienta, poprzez rezerwację towaru, a kończąc na wystawieniu dokumentów sprzedaży. W przypadku firm produkcyjnych możemy rozbudować funkcje 1ims o tworzenie kalkulacji i ofert z zamówienia kontrahenta oraz o automatyczne generowanie zleceń produkcyjnych. Oprogramowanie umożliwia również konfigurację m.in. faktur proforma, faktur zaliczkowych, specyfikacji załadunku w zależności od miejsca dostawy etc.

Proces sprzedaży
Limity kredytowe

Gwarantujemy pełną kontrolę nad kontrahentami pod kątem ich ew. zaległości finansowych. W prosty sposób można ustanowić blokady w generowaniu dokumentów z odroczonym terminem płatności. System przewiduje kilka rozwiązań problemu “nieterminowych klientów” jako progów kredytowych lub maksymalnych terminów płatności.

Polityka handlowa i sieci handlowe

Rozbudowany i zmienny moduł zarządzania cenami pozwoli Ci skonfigurować dowolną politykę cenową i przypisać konkretny cennik do grupy klientów lub indywidualnych firm według dowolnych kryteriów. 1ims jest również dobrze przystosowany do zarządzania procesami w dużych sieciach handlowych.

Sprzedawcy i prowizje

Zautomatyzuj Twoje rozliczenia z tytułu prowizji handlowej. Przypisz handlowca do kontrahenta, określ procent od obrotu lub zysku na danym kliencie i w dowolnej chwili generuj raport prowizji handlowych.

Transakcje walutowe

Eksportujesz towar? Sprzedajesz na terenie UE? Dokumenty sprzedaży wystawiane mogą być również w walutach obcych. Dla każdego dokumentu oprócz waluty zapisywany jest również kurs. A wszystkie wydruki dokumentów tworzymy według wyznaczonych przez Ciebie standardów.

Programy lojalnościowe

Zdajemy sobie sprawę, że dobrze skonstruowany program lojalnościowy może znacznie zwiększyć przywiązanie klienta do Twojej firmy lub marki. Dlatego 1ims pomaga zarządzać kartami lojalnościowymi, voucherami itp. Ułatwia również analizę skuteczności, dzięki opcji generowania szczegółowych raportów.

Połączenie z WWW

Zarządzaj swoim serwisem lub sklepem WWW bezpośrednio z systemu 1ims, który umożliwia centralne zarządzanie bazą danych produktów oraz klientów. Dzięki tej opcji możesz realizować zamówienia złożone przez klientów na stronie WWW. Pełna integracja z serwisem WWW pozwoli również na wgląd kontrahentów w swoje aktualne rozliczenia, etap realizacji swoich zamówień, bieżące warunki handlowe etc.

CRM
Zarządzanie relacjami

Prosty, lecz bardzo funkcjonalny moduł CRM pomoże Tobie i Twoim pracownikom usystematyzować kontakty z kontrahentami. Moduł umożliwia ewidencję wielu aspektów budowania i utrzymywania relacji z klientem. Pomaga pamiętać o umówionym kontakcie dzięki przypomnieniom, które automatycznie wyświetlą się podczas pracy w systemie w ustalonym wcześniej terminie.

Monitoring efektywności pracowników

Na podstawie wprowadzanych kontaktów jesteś w stanie kontrolować czas pracy, skuteczność i sumienność Twoich pracowników oraz rozliczać ich z powierzonych zadań. Istniejące narzędzia w formie raportów oraz listy otwartych kontaktów już w pierwszych tygodniach ukażą Ci jak funkcjonuje Twój dział handlowy.

Rejestr zakupów krajowych i zagranicznych

Doskonal procedury zakupowe. Dzięki 1ims, Twoi logistycy na podstawie wielu czynników np. stanu minimalnego, współczynników rotacyjnych lub bieżących oraz archiwalnych zamówień klientów są w stanie tworzyć zamówienia do dostawców. Utworzone zamówienia mogą zostać wyeksportowane za pośrednictwem zdefiniowanych plików (np. xml) lub bezpośrednio przez system EDI – elektroniczna wymiana dokumentów.

Zarządzanie zakupami

Intrastat

Generuj deklaracje Instrastat zawierające wszystkie niezbędne dane (kod taryfy celnej CN, kraj pochodzenia towaru, masę netto, deklarowaną wartość i ilość). Dokumenty mogą być drukowane lub eksportowane do plików zgodnych ze standardem obowiązującym przy składaniu deklaracji w formie elektronicznej.

E-faktury, Archiwizacja

Korzyści ze stosowania e-faktur są niewątpliwie duże i to zarówno dla firmy jak i dla środowiska. Umożliwiliśmy przechowywanie oraz archiwizację e-faktur. Przy każdym dokumencie faktury zakupowej istnieje opcja zapisu w formacie elektronicznym. Cały proces można usprawnić poprzez uruchomieniu modułu EDI. To moduł umożliwiający elektroniczną wymianę dokumentów i odczyt bezpośredni w systemie 1ims. Dzięki automatycznemu systemowi archiwizacji dane trafiają bezpośrednio na serwer bazodanowy, gdzie są przechowywane i archiwizowane.

Metody wyceny, informacje ogólne.

Zapewniamy dogodne rozwiązania dotyczące metody rozchodów towarów z magazynu. System 1ims obsługuje metody FIFO lub LIFO, które dodatkowo możemy rozszerzyć o wybór wg. numeru seryjnego, partii towaru lub ew. cechy danego towaru. Dla firm produkcyjnych przygotowaliśmy model wyceny na podstawie ceny ewidencyjnej. Obsługujemy magazyny celne wraz z obiegiem wszystkich potrzebnych dokumentów.

Magazyn
Dostępność informacji

Intuicyjność to jedna z głównych zalet 1ims. Program umożliwia łatwy dostęp do informacji o aktualnych ilościach i wartościach na poszczególnych magazynach lub oddziałach. Zdecydowanie ułatwia to pracę nad zamówieniami wewnętrznymi i przesunięciami międzymagazynowymi, które również znajdziesz w systemie. Ponadto, w prosty sposób uzyskasz informację o miejscu składowania towaru, minimalnym stanie czy też przejrzysz historię rozchodów i przyjęć.

Inwentaryzacja

Usprawniając żmudny obowiązek inwentaryzacji staraliśmy się zautomatyzować wszelkie procesy dotyczące jej przebiegu. Pełna integracja 1ims z kolektorem danych zdecydowanie przyspiesza procedurę samego rozliczenia inwentaryzacji. Udostępniliśmy również możliwość rozliczenia inwentaryzacji na konkretny dzień.

 

Produkcja
Integracja

Pełna integracja 1ims ze wszystkimi modułami systemu zapewnia kompleksowe rozwiązania z ogromem możliwości analitycznych. Oto kolejne funkcjonalności dostępne w ramach tego procesu.

Zapytanie klienta. Na podstawie zapytania, dział handlowy w prosty sposób generuje kalkulację zlecenia produkcyjnego uwzględniającą wszystkie czynniki i operacje zachodzące podczas produkcji (od podstawowych tj. wartości surowca, poprzez koszty transportu do hipotetycznego kosztu pracy maszyn). Dane do kalkulacji mogą zostać pobrane również z zewnętrznych systemów. Na podstawie utworzonej kalkulacji system 1ims tworzy ofertę dla klienta. Po akceptacji oferty automatycznie powstanie zlecenie produkcyjne, które w późniejszych etapach zostanie rozplanowane terminowo. Dodatkowo, aby usprawnić działanie i synchronizację działów logistyki z produkcją, istnieje funkcja utworzenia zamówienia zakupu surowców z powstałych zleceń produkcyjnych.

Możliwości i wieloetapowość

W systemie 1ims przewidzieliśmy możliwość produkcji wyrobu gotowego z podziałem na etapy. Na każdym z etapów opcjonalnie powstanie półprodukt, który będzie brał udział w dalszym procesie. Ilość etapów produkcyjnych jest nieograniczona i zależy od potrzeb wykorzystywanej technologii. Przy produkcji wyrobów gotowych lub półproduktów oprócz określenia surowców istnieje możliwość definiowania operacji np. cięcia, gięcia etc., które mogą być przypisane do konkretnej maszyny lub/i zespołu pracowników. Ilość operacji jest dowolna, 1ims umożliwia nadanie im odpowiedniej kolejności wykonywania, co pozwoli utrzymać zgodność z ciągiem produkcyjnym oraz szczegółową analizę poszczególnych etapów produkcji. System pozwala również na dodanie dodatkowego składnika/operacji lub podmienienie właściwego surowca na substytut. Przewidzieliśmy też możliwości kooperacji przy konkretnych etapach produkcji. Wszystko to, aby Twój nowy system był elastyczny i przystosowany do specyfiki pracy w dziale produkcyjnym. Dodatkowo system obsługuje automatyczne generowanie dokumentów RW, PW i ew. strat / ubytków.

Rozliczenie czasu pracy

Optymalizuj procesy, usprawniaj produkcję. 1ims daje Twojej firmie nieograniczone możliwości rozliczenia czasu pracy pracowników i maszyn. Korzystając z określonych norm czasowych dla poszczególnych wyrobów gotowych lub półproduktów, podanych na kartach technologicznych, jesteśmy w stanie przedstawić Ci hipotetyczny czas, w którym dane zlecenie powinno zostać wykonane. Co więcej, porównamy Twoje określone normy czasowe z rzeczywistym czasem pracy. 1ims dzięki modułowi czytników kodów kreskowych będzie ewidencjonował każdą z operacji wykonywanych przez pracownika i maszynę. Dodatkowo w rozbudowanym module raportów i analiz pokażemy Ci ew. odchylenia od norm. Poznasz faktyczny cykl przebiegu realizacji zlecenia produkcyjnego.

Informacje, kontrola, harmonogramowanie

Popraw przepływ informacji pomiędzy działem produkcji i działem handlowym. Jedną z dodatkowych korzyści wynikających ze szczegółowego śledzenia cyklu produkcyjnego z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych jest szybki i bezpośredni dostęp do informacji o aktualnym etapie realizacji zlecenia. Użytkownicy posiadający uprawnienia mogą nadzorować przebieg procesu produkcji, co pozwoli na przekazanie rzetelnej informacji o statusie zamówienia do klienta. Dla osób zarządzających planami produkcyjnymi przygotowaliśmy wykres Gantta. Widnieją na nim wszystkie zaplanowane zlecenia produkcyjne wraz z aktualnym stanem obciążenia maszyn lub grup produkcyjnych. Harmonogramowanie odbywa się poprzez określenie dat lub przez przesunięcie każdego ze zleceń na wykresie Gantta. System kontroluję zaplanowany już czas pracy poszczególnych maszyn lub grup produkcyjnych, co wyeliminuje konflikt pomiędzy istniejącymi a nowo planowanymi zleceniami. Wiemy, że elastyczność podczas realizacji zleceń to podstawa funkcjonowania firm produkcyjnych, dlatego też każde ze zleceń w dowolnym czasie można przełożyć i wykonać w późniejszym terminie, zastępując go innym – priorytetowym. System umożliwia ewidencję pracy z możliwością podziału dnia produkcyjnego na trzy zmiany oraz z uwzględnieniem dni wolnych od pracy.

Kontrola należności, zobowiązań

Popraw płynność finansową Twojej firmy. System 1ims zapewni nadzór nad terminową spłatą należności Twoich kontrahentów. Przewidzieliśmy kilka opcji blokad sprzedażowych. Jedną z nich jest ustanowienie progów kredytowych, druga pozwala na zdefiniowanie maksymalnego terminu płatności w dniach. Dodatkowo, dzięki systemowej możliwości przekazania szybkich uwag, które wyświetlają się zawsze przy fakturowaniu, usprawnisz kontakt działu finansowego z fakturzystami i przekażesz im informację o nieterminowych płatnościach klienta. Przejrzystość i dostępność informacji na pierwszym miejscu, dlatego też w każdym dowolnym module systemowym w kilka sekund sprawdzisz saldo kontrahenta – zaczynając od zamówień, poprzez rezerwacje aż do modułu sprzedaży. W szybki sposób wygenerujesz raporty należności z podziałem na Twoich handlowców, kierowników oddziałów, czy też dyrektorów regionalnych – wszystko dzięki narzędziu raportowania, które oddajemy w Twoje ręce.

Windykacja

Skutecznie egzekwuj i przypominaj Twoim kontrahentom o należnościach. Z każdego miejsca w systemie prosto z kartoteki klienta wygenerujesz: wezwania do zapłaty, informacje o odsetkach, potwierdzenia sald i inne dowolnie określone dokumenty lub zestawienia. W systemie istnieje również opcja wydruku zbiorczego, gdzie każdy z dłużników pojawi się na osobnej stronie. Dzięki temu, uzyskasz przygotowane do wysyłki wezwania do zapłaty, które odpowiednio zaprojektowane wystarczy włożyć do koperty i wysłać.

Finanse
Kasa

Program umożliwia obsługę stanowisk kasowych wraz z tworzeniem raportów kasowych. Odbywać się to może dla poszczególnych kas lub zbiorczo dla każdego z oddziałów. Dodatkowe zestawienia pozwolą dokładnie i staranie rozliczyć każdego z kasjerów.

Preliminarz

Świetne i przydatne narzędzie dla managerów lub właścicieli firm, umożliwiające szybkie i skuteczne decyzje finansowe. Zarządzaj Twoimi płatnościami, składaj dyspozycje wykonania przelewów i trzymaj rękę na pulsie. Do preliminarza trafiają planowane terminy spłat należności przez kontrahentów oraz firmowych zobowiązań.

Narzędzia analityczne
Analytical tools

Standardowo w module raportowym znajduje się ok. 30 rodzajów analiz, zaczynając od wieloprzekrojowych analiz sprzedaży i zysku, a kończąc na rozliczaniu czasu pracy pracownika. Elastyczność modułu raportów i analiz pozwala na generowanie indywidualnych zestawień, zgodnych z Twoimi potrzebami. Jesteśmy przekonani, że dzięki naszym rozwiązaniom ważne informacje dotrą do właściwych osób, a Ty poprawisz prosperity Twojej firmy.

Zewnętrzne urządzenia

System 1ims współpracuje z wieloma urządzeniami zewnętrznymi, takimi jak czytniki kodów kreskowych, kolektory danych, drukarki fiskalne, drukarki etykiet lub monitory dotykowe.

Zewnętrzne systemy i urządzenia
Zewnętrzne systemy

System 1ims umożliwia eksport zgromadzonych danych do najpopularniejszych systemów finansowo-księgowych.